Invitationen: det, der skal stå
En god invitation svarer på de spørgsmål, gæsterne ellers ville ringe og stille. Hold den kort, og sæt det praktiske, hvor det er let at finde.
De faste oplysninger
- Hvem og hvorfor: hvem inviterer, og hvad fejres der.
- Hvornår: dato, ugedag og klokkeslæt for start. Skriv gerne, hvornår festen slutter, eller om der er natmad, så gæsterne kan planlægge hjemturen og børnepasning.
- Hvor: den fulde adresse og gerne et par ord om parkering eller offentlig transport.
- Svarfrist og hvordan: en konkret dato og om man svarer på sms, mail eller telefon.
- Hvem er inviteret: skriv navnene, eller "med ledsager" eller "børn er velkomne", så der ikke er tvivl.
Det, der gør det lettere for gæsterne
- Påklædning: en kort angivelse som "festligt" eller "vi er udenfor, tag varmt tøj med" er nok.
- Mad: om der er middag, buffet eller kaffebord, og en opfordring til at skrive allergier eller særlige hensyn i svaret.
- Gaveønsker: nævn dem kort, eller skriv hvem gæsterne kan spørge, fx en forælder eller en forlover.
- Overnatning: ved fester langt væk hjælper det at nævne muligheder i nærheden.
Hvornår skal invitationen sendes?
En mindre fest kan klares med et par ugers varsel. Til konfirmationer, runde fødselsdage og jubilæer sender mange invitationen 6-8 uger før, så gæsterne kan nå at sige fra til andet. Til bryllupper og fester, hvor gæsterne skal rejse, er det almindeligt at sende en "save the date" mange måneder i forvejen og den rigtige invitation senere.
Læg svarfristen 2-3 uger før festen, eller tidligere, hvis din madleverandør eller dit lokale vil have antallet før. Så har du tid til at ringe til dem, der ikke har svaret.
Skabelon, du kan rette til
Kære [navn]
Vi fejrer [anledning] [ugedag] den [dato] kl. [tid] i [sted, adresse], og vi håber, at du/I vil fejre det sammen med os. Der er [middag/buffet/kaffe og kage], og festen slutter omkring kl. [tid].
Giv besked senest [dato] på [sms/mail/telefon], og skriv gerne, hvis du har allergier eller særlige hensyn til maden. Påklædning: [festligt/hverdagstøj/udendørs].
Har du spørgsmål om gaver, så spørg [navn].
Kærlig hilsen [navn]
Svar, der ikke kommer
Der er altid nogen, der glemmer at svare. Skriv en kort, venlig påmindelse et par dage efter fristen, eller ring. Det er bedre at spørge end at gætte, når du skal melde antallet til lokalet eller maden.